Service: Papiere und Unterlagen – Kann das weg?

mit Renate Daum, Finanztest

Service: Papiere und Unterlagen – Kann das weg? | Video verfügbar bis 05.02.2020 | Bild: WDR

Kontoauszüge, Nebenkostenabrechnung und jede Menge Post. Auf dem Schreibtisch stapeln Versicherungspolicen und Steuerbescheinigungen von Banken. Doch sind dafür neue Ordner im Regal oder weiterer Speicherplatz auf der Festplatte wirklich nötig? Was kann weg? Und was muss aufgehoben werden? Und wie lässt sich überhaupt Ordnung in die Unterlagen bringen? Hier ein paar Tipps was heute jeder wie lange aufheben muss und wann ein digitales Dokument reicht.

Schulzeugnisse

Dokumente über Beginn, Ende und Entgelthöhe einer Ausbildung ab dem 16. Lebensjahr werden für den Rentenantrag gebraucht. Das Abiturzeugnis muss für einen Studienplatz vorgelegt werden, Abschlusszeugnisse für Ausbildungsplatz oder Bewerbungen. Alle Abschlusszeugnisse bis zur Kontenklärung bei der Rentenversicherung aufheben. Bei der Rentenversicherung reicht in der Regel eine Kopie, es kann aber auch das Original verlangt werden. Für die Bewerbung an einer Universität reicht eine beglaubigte Kopie aus.

Arbeitsvertrag und Zeugnisse

Wichtig für den Fall einer Kündigung oder bei Streit mit dem Arbeitgeber, zur Rentenklärung oder als Beleg für Betriebsrentenansprüche. Arbeits- und Zwischenzeugnisse sind wichtig für Bewerbungen, Jobwechsel, zum Nachweis von Qualifikationen bei Versetzungen, Aufstiegsmöglichkeiten, aber auch bei betriebsbedingten Kündigungen. Daher den aktuellen Vertrag mit allen Änderungen, individuellen Abreden, Schreiben des Arbeitgebers, Betriebsvereinbarungen und Tarifverträgen abheften bis zum Jobwechsel, Belege für Betriebsrentenansprüche gegebenenfalls bis zum Lebensende, weil oft ein Hinterbliebenenschutz vorgesehen ist.  

Meldung zur Sozialversicherung

Die Meldebescheinigung zur Sozialversicherung ist das Herzstück aller Dokumente wichtig für die Berechnung der gesetzlichen Rente. Sie zeigen auch, welches die aktuelle Krankenkasse ist. Das ist nützlich für den Rentenantrag - denn da wird nach Mitgliedschaften bei Krankenkassen für mehrere Jahrzehnte zurück gefragt. Daher alle Meldungen aufheben bis der Versicherungsverlauf, den die Rentenversicherung schickt, zeigt, dass alles korrekt eingetragen ist und das Konto bei der Rentenversicherung geklärt ist. Noch länger, nämlich bis zum Rentenantrag, aufheben, falls es die einzigen Belege für die Mitgliedschaft bei Krankenkassen sind.

Sozialversicherungsausweis

Zur Vorlage beim Arbeitgeber für die Anmeldung zur Sozialversicherung. Der Sozialversicherungsausweis muss lebenslang aufgehoben werden! Vielen Arbeitgebern reicht die Angabe der Sozialversicherungsnummer, andere wollen den Ausweis im Original sehen. Wichtig ist, sich die Sozialversicherungsnummer zu notieren - sie steht auch auf der Meldebescheinigung zur Sozialversicherung. Bei Verlust oder Namensänderung können der Rentenversicherungsträger oder die gesetzliche Krankenversicherung einen neuen Ausweis ausstellen.

Betriebliche Altersvorsorge

Eine Nachweis immer aufbewahren: Das kann der Arbeitsvertrag, ein Auszug aus dem Tarifvertrag, eine Betriebsvereinbarung sein, oder die Unterlagen Direktversicherers. Ein Dokument über eine Betriebsrente ist auch im Falle eines Streits wichtig. Betriebsrenten enthalten oft Regelungen für Hinterbliebene. Dann ist es wichtig, die Dokumente sogar über den Tod des Arbeitnehmers hinaus zu behalten. Im Fall der Insolvenz des Arbeitgebers werden Unterlagen nur bei Durchführung der Rente über eine Direktzusage, eines Pensionsfonds oder einer Unterstützungskasse beim Pensionssicherungsverein in Köln aufbewahrt (psvag.de).

Belege für die Steuererklärung

Handwerkerleistungen, Spenden, oder Gesundheitskosten können die Steuer mindern. Alle Ausgaben müssen auf Nachfrage dem Finanzamt per Rechnung oder Beleg nachgewiesen werden. Diese können auch elektronisch übermittelt werden, etwa eingescannt per E-Mail. Für den Nachweis von Spenden bis 200 Euro ist ein Ausdruck aus dem Onlinebanking ausreichend. Spendenquittungen und Bankbescheinigungen über Kapitalerträge mindestens bis zum Ablauf eines Jahres nach Erhalt des Steuerbescheids aufheben. Belege über eine Vermietung müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Private Handwerkerrechnungen müssen für den Nachweis, dass nicht „schwarz“ gearbeitet wurde, zwei Jahre aufgehoben werden. Bei Verstoß droht eine Geldbuße bis zu 500 Euro.

Steuerbescheid

Um beim Finanzamt Einspruch einlegen zu können, Steuerzahlungen und Einkommen nachzuweisen, aber auch zur Vorlage beim Jugendamt für die Berechnung von Kita-Gebühren, für Unterhaltsansprüche, für eine Scheidung, für Kreditanträge oder für den Antrag auf Baukindergeld. Für einen Bafög-Antrag brauchen Studierende sogar den Bescheid der Eltern, Die Bescheide sollten Elf Jahre wegen der zehnjährigen Festsetzungsfrist bei Steuerhinterziehung aufgehoben werden. Eine Kopie reicht aus. Finanzämter speichern Steuerbescheide mindestens zehn Jahre lang und können Kopien bereitstellen.

Kontoauszüge

Als Nachweis aller Zahlungen vom Girokonto, etwa Miete, Versicherungsbeiträge, Käufe, Zeitungs-Abos. Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Privatleute gibt es nicht. Es empfiehlt sich aber, die Belege drei Jahre aufzuheben. Bei Onlinekonten gilt die Datei als Original. Kunden sollten ihre Auszüge regelmäßig herunterladen. Denn Kontoauszüge können zwar abrufen werden, aber manchmal nur eine Zeit lang. Während der Abruf bei der Berliner Sparkasse zeitlich unbegrenzt möglich ist, werden die Auszüge bei der Postbank nach zwölf Monaten gelöscht.

Weitere Informationen:

Ordnung im Ordner
Finanztest Test-Heft 2/2019, Seite 13-19

https://www.test.de/shop/finanztest-hefte/finanztest_02_2019/

Stand: 05.02.2019 07:09 Uhr